English Corespondense

1. Gambaran Umum
Sebagian besar orang hidup di dunia ini secara berkelompok/grup/bermasya-rakat. Agar dapat saling mengisi dalam proses kehidupannya mereka berkomunikasi, baik secara verbal, isyarat, atau melalui tulisan.

Seiring dengan perkembangan zaman, mereka melakukan komunikasi tersebut dengan berbagai cara. Cara berkomunikasi yang paling disukai oleh mereka adalah melalui komunikasi verbal/lisan, karena cara ini paling mudah di lakukan, cepat (saat berbicara tujuan langsung bias terungkap), dan tidak memerlukan alat seperti halnya dalam berkomunikasi melalui tulisan. Akan tetapi setiap orang mempunyai, serta dapat memilih caranya masing-masing, karena setiap orang mempunyai kelebihan dan kekurangan dalam berkomunikasi.

Bagi orang-orang yang kemampuan verbal atau lisannya baik, maka mereka akan menggunakan keahlian berbicara mereka sebagai alat berkomunikasi, sedangkan bagi mereka yang merasa kurang/lemah kemampuan bicaranya, maka mereka tentu lebih memilih berkomunikasi melalui tulisan. Dan bagi mereka juga, berkomunikasi melalui tulisan dirasa lebih expressif karena segala yang dipikirkan bisa dituangkan tanpa rasa takut untuk melakukan kesalahan secara langsung, jika ada kesalahan dalam penulisan, masih bisa diralat, diperbaiki bahkan diganti bahasannya. Berbeda dengan komunikasi verbal, yang apabila terjadi kesalahan bisa langsung terdengar atau diterima oleh orang yang kita ajak bicara.

Seperti halnya dalam berkomunikasi secara lisan, dalam komunikasi melalui tulisan pun bisa dilakukan secara Formal/resmi maupun Informal/tidak resmi, hal ini bisa dilihat dari tujuan pembuatannya.

Pemilihan dan pembuatan jenis surat yang diinginkan tergantung dari fungsi dan kegunaan dari surat tersebut, misalnya: berfungsi sebagai surat perorangan (Personal) atau berfungsi sebagai surat kelompok/instansi (Group), Sedangkan jika dilihat dari kegunaannya, ada yang digunakan sebagai surat untuk kepentingan pribadi (Personal Letter), dan/atau surat untuk kepentingan bisnis (Business Letter). Dan apabila dilihat dari sifatnya ada yang bersifat pribadi (personal) ada juga yang bersifat kedinasan.

Penggunaan bahasa dalam penulisan surat tergantung dari bahasa apa yang diinginkan atau disepakati oleh kedua belah pihak, baik si penulis maupun penerima. Yang paling penting keduanya bisa mengerti dan memahami isi dari surat yang dibuat/ditulis.

2. Surat Menyurat

Jutaan surat ditulis setiap harinya. Sistem pengiriman (Postal System) melalui lembaga/instansi/perusahan jasa yang bergerak dalam pengiriman surat dan barang mempekerjakan ribuan orang. Dan hal ini membutuhkan usaha dan pemikiran dari pihak-pihak yang berwenang untuk memikirkan bagaimana para pekerja pos (postal worker) melakukan pengiriman surat-surat tersebut setiap harinya. Negara-negara di seluruh dunia diharuskan menyediakan puluhan armada kapal laut, kereta, dan pesawat udara untuk menjamin pengiriman surat-surat tersebut. Lusinan pekerja, artis, disainer, dan para pegawai, bahkan orang biasa pun (Unemployed) pasti ada dibalik surat-surat yang telah dikirimkan. Beberapa orang yang lainnya menggantungkan kehidupan berbisnisnya melalui jasa surat menyurat. Pertukaran bebas dalam surat menyurat antar warga suatu negara di seluruh dunia adalah salah satu prinsip dasar dari pola kerjasama internasional.

Menulis surat yang baik membutuhkan kepedulian, ketelitian, dan pemikiran dalam komposisi penyusunannya. Dan jika surat yang dikirim tersebut ditanda tangani oleh; lebih dari satu penanda tangan, maka dalam penulisan dan penyusunannya sangatlah diperlukan konsentrasi yang tinggi, agar tercipta surat yang berkualitas dan tersusun baik. Seorang penulis terkenal dari Perancis mengatakan, “Saya telah membuat surat yang panjang hanya karena saya tidak mempunyai waktu untuk membuat surat yang lebih pendek.” Penulis tersebut mengakui bahwa untuk membuat surat yang baik memerlukan waktu, usaha, dan pemikiran.

Berikut akan diulas bagaimana cara membuat surat, baik surat pribadi (Personal Letter) ditayangkan pada artikel ini, maupun Surat untuk kepentingan bisnis (Business Letter) ditayangkan pada artikel English Correspondences Part 2.

SURAT PRIBADI (PERSONAL LETTERS)

Kebanyakkan orang sangat menikmati untuk menerima surat, tapi sebagian yang lainnya lebih suka untuk menulisnya. Kadang-kadang satu-satunya cara untuk mempertahankan dan melanjutkan hubungan pertemanan adalah melalui surat menyurat. Oleh karena itu, dalam upaya menulis surat tersebut dibutuhkan persamaan persepsi dan persamaan perhatian agar tercipta komunikasi yang baik seperti yang diharapkan oleh kedua belah pihak, baik untuk si penulis maupun si penerima surat. Orang-orang tentunya tidak selalu membicarakan diri mereka sendiri setiap waktu dalam percakapan, begitu pula dalam membuat surat. Berikut adalah beberapa poin yang perlu diingat dalam menulis surat untuk teman-teman atau kolega kita.
- Tulislah seperti anda sedang melakukan percakapan dengan teman/kolega anda.
- Beritahukan kabar atau berita yang menarik untuk teman anda.
- Bicarakan tentang suatu hubungan dimana anda saling membutuhkan dengan teman anda.
- Tanyakan tentang kabar orang yang anda ajak bicara atau orang yang dituju.
- Ceritakan tentang diri anda sesingkat mungkin.
- Jaga suasana yang menggembirakan dan bersahabat.
- Pastikan Bahasa Inggris yang anda gunakan adalah bahasa Inggris yang baik dan benar.
1. Bentuk Surat Pribadi yang benar
Bentuk surat yang di dalamnya terkandung hubungan yang baik antar bagian surat yang satu dengan bagian surat yang lain, sangat penting artinya. Karena surat yang bentuknya bagus, baik dan benar membuat nyaman dan mudah bagi mata kita untuk membacanya. Secara universal bentuk surat pribadi yang dianggap baik dan dapat diterima oleh setiap orang adalah seperti yang akan ditunjukkan dan diterangkan pada bagian berikutnya.
Heading : ——————————-
(Kop Surat) ——————————-
Salutation :
(Salam Hormat) ———————–
Body : ———————– ——————————————–
(Badan/ ——————————————————————–
Isi Surat) ————————————————-
Closing : ——————————-
(Kata Penutup)
Signature : ——————————-
Tanda tangan)
“pembaca mohon abaikan tanda ‘—————–’ dalam penulisan alamat’ “
Heading (Kop Surat)

Dalam Kop Surat, tuliskan alamat si penulis: jalan, kota, negara bagian/provinsi, Negara (jika diperlukan), dan tanggal. Kop Surat di letakkan di pojok kanan atas pada halaman pertama. Bentuk Kop Surat bisa ditulis dengan system Blocked/rata atau indented/bertakuk atau menjorok. Tanda baca yang digunakan pada contoh berikut sudah diterima dan direkomendasikan serta digunakan dimanapun.

Blocked: 7819 Woodland Ave.
————-Puyallup, Washington 98371
————-May 15,
Indented: 7819 Woodland Ave.
———————Puyallup, Washington 98371
—————————-May 15, 2008

Salutation (Salam Hormat)
Salutation atau Salam hormat adalah suatu kalimat sapaan yang diberikan penulis pada awal surat. Dalam Surat Pribadi, di belakang kalimat sapaan tersebut diletakkan tanda Koma, Salutation/kalimat sapaan ditulis mulai dari margin sebelah kiri. Berikut adalah tipe-tipe penulisan salutation dalam surat pribadi untuk sahabat/kerabat.
Dear Mother, Dear Aunt Louise and Uncle Alex,
Dear Devi, Dear Professor Ryder,



Body (Tubuh Surat)
Tubuh surat sangatlah penting dalam pembutan sebuah surat. Surat yang baik seharusnya mengandung beberapa unsur, seperti: pengenalan (introduction), pengembangan (development), kesimpulan (conclusion.). Ide-ide/pokok pikiran dalam sebuah surat seharusnya disusun dan dicantumkan dalam bentuk paragraf-paragraf.

Closing (Kata Penutup)
Ada beberapa bentuk yang dapat dipilih sebagai kata penutup dalam sebuah surat persahabatan. Masing-masing mempunyai arti yang sedikit berbeda. Gunakanlah salah satu dari beberapa bentuk yang menurut anda sangat relevan/sesuai. Kata penutup biasanya diikuti oleh tanda “Koma” dibelakangnya.
Sincerely, Your son/daughter/niece/nephew/etc,
Sincerely yours, Affectionately,
Yours, Fondly,
Yours truly, Warmly,
Yours friend, With love,

Signature (Tanda Tangan)
Tanda tangan bisa dijadikan tanda pengenal seseorang. Dicantumkan di akhir sebuah surat dibawah kata penutup (closing). Tidak boleh mencantumkan tanda baca apapun setelah menuliskan tanda tangan.

2. Envelope (Amplop)
Berikut ini adalah contoh penulisan alamat pada sebuah amplop. Perhatikan penempatan penulisan alamat pengirim dan alamat penerima surat.
———————————————————————————————–
L. Zayas
Calle Padre Billini 131
Santo Domingo
Republica Domonicana
———————————————–Mrs. Gail Burton
———————————————–3419 Todd Street
———————————————–San Jose, California 95133
———————————————–U.S.A
————————————————————————————————


3. Contoh-contoh Surat Pribadi (Personal Letters)
a.
———————————————————-844 Panorama way
———————————————————-Aurora, Illinois 60504
———————————————————-January 22, 1982
Dear Dave,
How we miss you! And how we envy you too! Congratulations, old friend, on your marriage. Your friends here knew that as soon as you became an engineer, you would “engineer” yourself into a marriage. Why not send us a photograph of the happy couple?
The Engineers Club met last week and elected you a lifetime member. What do you think of that? They were ready to expel me for not paying my dues (as usual), but I hurriedly borrowed five dollars from Fred (as usual), and that saved the day. And that saved the day.
How about you? All your friends here are eager to have news of you. Even Mrs. Murphy, your former landlady, sends her regards. She said to ask if you are getting enough to eat now. Remember her breakfasts? She said you will have to take cooking lessons, since your wife has a career of her own.
Dave, we are waiting for your letters. Fred says to put lots of different stamps on the envelope for his collection. Write soon.
——————————————————————Your friend,
——————————————————————–Vinny



b.
——————————————————-401 Joaquin Street
——————————————————-Modesto, California 95354
—————————————————— July 10, 1982
Dear Devy,
With this letter I would like to introduce myself to you as anew pen pal.
I am eighteen years old and have just graduated from Ceres High School. High school studies in this country are four years, but before entering high school I studied for eight years in elementary and junior high schools. I will enter the university in a few months to prepare to be a doctor. I hope eventually to specialize in pediatrics, but other medical specialties interest me too.
My interests, beside my studies, are art, music, and sports. I especially enjoy swimming, horseback riding, and skiing season comes, I have to travel to the mountains, about two hours away by car.
I love pets, and if I did not want to be a “human” doctor so much, I think I would study veterinary medicine. I have a friendly old cat who sleeps all day. My sister Andrea has an enormous German shepherd dog. Of course, the cat and the dog do not get along at all.
I am enclosing a photograph of my self and my family. I would like to hear from you. Please write with information about yourself, your family, and life in your country. I look forward to being your pen pal and sharing some of the events in my life with you, even though it must be at such along distance.
————————————————————————-Sincerely,
——————————————————–Ron